【転職・新卒・アルバイト】面接辞退メールの基本構成

まずは、面接辞退メールの基本構成を確認しておきましょう。

なお、面接辞退の連絡は基本的にメールで問題ありません。ただし、前日や当日などの直前辞退の場合は、電話で連絡しましょう。

また、企業から連絡方法の指示がある場合は指示に従って連絡することが重要です。

件名には【面接辞退の言葉と自分の名前】をいれる

件名には、面接辞退の言葉と自分の名前をいれます。

件名の例

• 面接辞退のご連絡／苗字名前

件名には、採用担当者が一目見て面接辞退の連絡だとわかるような言葉を使ってください。採用担当者は日々大量のメールに目を通す必要があるため、見落としがないようにわかりやすい件名をつけることが大切です。

宛名には【会社名・部署名・採用担当者名】を明記する

宛名には、会社名・部署名・採用担当者名を明記します。

宛名の例

• 株式会社〇〇〇〇　人事部　採用担当〇〇様

会社名は「（株）」と省略せずに正式名称を記入しましょう。

本文には【辞退の意向・理由・謝罪の言葉】を簡潔に明記する

本文には、辞退の意向・理由・謝罪の言葉を簡潔に明記します。

本文に明記する主な内容

• 氏名
• 面接予定日・時間
• 辞退の理由
• 謝罪の言葉

上記の内容をできるだけ簡潔に記載してください。お詫びの気持ちを伝えようと長い文章を書いてしまうとかえって内容が伝わりづらくなってしまいます。

面接辞退の連絡もビジネスメールの1つです。面接辞退の理由以外は定型文で問題ないので、伝わりやすく簡潔な文章を心がけましょう。

署名には【名前・電話番号・メールアドレス】を明記する

文末には署名を明記します。

署名に明記する内容

• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス

メールの文末に署名をいれることはビジネスマナーです。普段は使わなくても、企業へのメールには必ず署名をいれましょう。

面接辞退メールの例文｜テンプレート

ここでは理由別の面接辞退メールの例文をご紹介します。なお、面接辞退メールを送る際には、誤字脱字にも注意して誠意が伝わるような文章を心がけましょう。

基本のテンプレート

まずは、基本のテンプレートをご紹介します。

件名：面接辞退のご連絡（苗字名前）
宛名：株式会社〇〇〇〇　人事部　採用ご担当　〇〇様

お世話になっております。
△月△日△時より、面接のお約束をいただいております、苗字名前と申します。

（★理由記入部分）

大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような判断となり、申し訳ございません。

本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

****************************************************
苗字　名前
電話：090-1234-5678
メール　aaaaaa@mail.com
****************************************************

「（★理由記入部分）」には、辞退の理由によって臨機応変に文章を変えましょう。

他社からの内定を受ける場合

他社からの内定を受ける場合は、正直に理由を伝えてお詫びの言葉を伝えます。

大変恐縮ではございますが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
別の企業から内定をいただき、熟考の結果、そちらの企業への入社を決心したためです。

採用担当者は、応募者が同時に複数の企業に応募していることはわかっています。他社への入社を決断した場合は曖昧にごまかしたりせずに、はっきりと伝えましょう。

応募先の企業と合わないと感じた場合

面接で自分の希望と合わないと感じた場合や、熟考した結果「やはり合わない」と感じた場合は、できるだけ角が立たない表現を使いましょう。

一次面接では貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
業務内容などを詳しくお伺いした結果、現在の自分のスキルでは御社に貢献することは難しいと思い、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

他には「当初抱いていたイメージと違った」など、伝えても失礼にならない範囲で理由を伝えるよう注意してください。

家庭の事情で働けなくなった場合

家庭の事情で働けなくなった場合は、詳しい理由を伝える必要はありません。シンプルに「家庭の都合」とだけ伝えましょう。

私事で恐縮ですが、家庭の都合により就職活動を続けられない状況になってしまったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。

面接日を変更すれば問題が解決する場合は、「家庭の都合により〇月〇日の都合がつかなくなってしまったため、面接日を変更していただくことは可能でしょうか？」と面接日の変更をお願いしてみましょう。

体調不良の場合

体調不良でしばらく働けなくなった場合は、療養が必要で就職活動を休止することを伝えましょう。

私事で恐縮ですが、体調不良により療養が必要になってしまったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。

家庭の事情の場合と同様に、面接日を変更すれば問題が解決する場合は、「体調不良により〇月〇日の都合がつかなくなってしまったため、面接日を変更していただくことは可能でしょうか？」と面接日の変更をお願いしてみましょう。

明確な理由を伝えたくない場合

辞退の理由を明確に伝えたくない場合は、テンプレートの文章のように「一身上の都合」で問題ありません。

誤字脱字のないように誠意のある対応を心がけましょう。

【採用担当者向け】面接辞退した応募者への返信メールの例文

応募者から面接辞退のメールがきた場合、採用担当者は確認したことを伝えるためにも応募者に返信メールを送る必要があります。

辞退を受け入れる場合

応募者からの辞退を受け入れる場合は、以下のように返信します。

件名：選考辞退の連絡を承りました

苗字名前 様
株式会社〇〇〇〇の採用担当〇〇です。
先日はお忙しい中、弊社の一次面接にお越しいただきありがとうございました。

今後の選考を辞退されるとのこと、承知いたしました。
応募の際にお預かりした書類はご自宅に返送いたします。
末筆にはなりますが、〇〇様のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

****************************************************
株式会社〇〇〇〇
人事部　苗字名前
TEL：03-0000-0000
Email：aaaaaa@mail.com
〒123-4567 東京都中央区1-1-1
URL: https://yyyyyy.com/
****************************************************

応募者は辞退の連絡が届いているか心配している人も多いです。上記のような定型文で問題ないので、早めに返信しましょう。

再検討をしてもらいたい場合

応募者に再検討してもらいたい場合は、以下のように返信します。

件名：選考辞退の件

苗字名前 様
株式会社〇〇〇〇の採用担当〇〇です。
先日はお忙しい中、弊社の一次面接にお越しいただきありがとうございました。

今後の選考を辞退されるとの連絡を承りました。
差し支えなければ、選考をご辞退される理由をお聞かせいただけますでしょうか？
弊社としては、ぜひ〇〇様と共に働きたいと考えており、条件面等で解決できる問題であれば、可能な限り調整させていただきたいと考えております。
もし再検討していただけるようでしたら、ご連絡をいただけると幸いです。

****************************************************
株式会社〇〇〇〇
人事部　苗字名前
TEL：03-0000-0000
Email：aaaaaa@mail.com
〒123-4567 東京都中央区1-1-1
URL: https://yyyyyy.com/
****************************************************

調整可能な面を提示して、応募者に再検討してもらうことを伝えましょう。

面接辞退メールを送る際の注意ポイント

面接辞退メールを送る際には、後悔することのないように以下のポイントに注意する必要があります。

面接を辞退したい理由をよく考える

1つ目は、後悔しないように、面接を辞退したい理由をよく考えることです。

面接を辞退した後に「やっぱり面接を受ければよかった」と後悔しても後の祭りです。面接辞退メールを送る前には、まず、なぜ面接を辞退したいのか理由を整理してみましょう。

他社の内定を受けるつもりでもまだ迷いのある場合は、企業のことをよく把握するためにも面接を受けた方がいい場合もあります。

応募先の企業に合わないと感じている場合は、自分が就職先企業にどんなことを求めているのか、応募先企業では本当に求めていることが叶わないのかを整理してみましょう。

面接に進むことでより深く応募先企業のことが理解でき、自分の感じていたギャップが解消されることもあります。少しでも迷いがあるのであれば、面接を受けてから判断しても遅くありません。

家族や友人に相談するのもおすすめです。

また、面接日を変更することで問題が解決するような家庭の事情や体調不良の場合は、辞退する前に面接日変更の相談をしてみましょう。

辞退の考えが決まったらできるだけ早く連絡する

2つ目は、辞退の考えが決まったら、できるだけ早く連絡することです。

採用担当者は、応募者のためにさまざまな調整をして面接日を確保しています。中には、社長や役員などのスケジュールを抑えている企業もあるでしょう。

忙しいスケジュールの合間をぬって面接日を確保しているのは、有望な候補者に会うためです。

応募者のために貴重な時間を確保している企業の人に迷惑をかけないためにも、辞退の考えが決まったらできるだけ早く連絡をすることで、辞退する側の誠意を伝えましょう。

営業時間内に連絡する

3つ目は、営業時間内に連絡することです。

連絡方法がメールだとしても、営業時間内に連絡することはビジネスの基本です。やむを得ず営業時間外に連絡する場合は「遅い時間の連絡で申し訳ございません」と、一言添えてから本文を記入しましょう。

前日や当日に面接を辞退する場合は電話とメールの両方で連絡する

4つ目は、前日や当日に面接を辞退する場合は電話とメールの両方で連絡することです。

先ほどもお伝えした通り、面接辞退の連絡はできる限り早く行うことが基本です。当日や前日キャンセルは基本的に避けるべきですが、連絡のタイミングが前日や当日になってしまう場合はメールだけでなく電話でも連絡をいれましょう。

電話をする際は、電話口に出た人に自分の名前と面接予定日時を伝え、採用担当者に変わってもらいます。

お世話になっております。
御社の求人に応募させていただいている〇〇と申します。
大変恐縮ですが、本日◯時にお願いしていた面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、当日（前日）の連絡となり大変申し訳ございませんでした。

採用担当者が不在の場合は、電話に出た人に「名前・面接日時・面接を辞退したい意向と謝罪の言葉」を伝言してもらい、念のためメールも送っておきましょう。

無断キャンセルをしない

5つ目は、無断キャンセルをしないことです。

気まずいからといって、面接を無断キャンセルすることは良くありません。自分のことを自分で伝えるのは社会人としての基本的なマナーです。

気まずい気持ちはわかりますが、採用担当者にしっかり伝わる方法で必ず連絡しましょう。

面接辞退メールに関するQ&A

最後に、面接辞退メールに関するQ&Aをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

Q：面接辞退メールを送信したが企業から返信がこない場合はどうすればいい？

A：メールを再送して、それでも返信がない場合は電話で連絡しましょう。

まずは、「◯月◯日に面接辞退のメールを送信いたしましたが、念のため再度ご連絡いたしました」と辞退メールを再送してください。

それでも返信がない場合は、確実に伝わるように電話連絡をいれましょう。

Q：面接辞退した企業に再応募しても問題ない？

A：基本的に再応募は可能ですが、辞退前より不利な状況からのスタートになることを理解しておきましょう。

面接を辞退する場合は、「原則として、面接を辞退した企業への応募はできない」と思っておくことが大切です。

まとめ・面接辞退メールは2日前まで！当日・前日は電話で連絡を

面接辞退の連絡は基本的にメールで問題ありません。ただし、前日や当日などの直前辞退の場合は、電話で連絡しましょう。

メールの件名には【面接辞退の言葉と自分の名前】、本文には【辞退の意向・理由・謝罪の言葉】を簡潔に明記してください。

面接辞退の連絡をすることに気まずい思いを抱く人もいるかもしれませんが、無断キャンセルは社会人として相応しくありません。必ず連絡をいれるようにしましょう。

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